El valor de un CFO para una compañía joven es un tema bastante competitivo y acalorado. Muchos discuten que son “añadidos” innecesarios y que un pequeño equipo de finanzas con conocimiento y bien entrenado puede satisfacer las necesidades del negocio. Por otro lado, los CFOs traen una perspectiva más profunda y estratégica que puede ayudar a las compañías a prepararse para el futuro y optimizar sus operaciones actuales.
La
parte más importante del asunto es que mientras los CFOs añaden un
valor significativo bastante más grande que un equipo junior de
finanzas, estos suelen ser muy caros.
Para que un negocio navegue este dilema con éxito, se requiere primeramente entender qué roles, necesidades y caminos se encontrará en el camino. Eventualmente, los negocios más exitosos superarán su staff inicial de contadores y necesitarán gran profundidad en sus cargos mientras que el número de dimensiones en la función financiera se incrementa. Si entienden cuáles serán sus necesidades eventuales de antemano entonces habrá muchas formas en las cuales los negocios pueden cubrir sus riesgos y obtener lo que necesitan, cuando lo necesitan, sin comprometerse financieramente de más.
La gran pregunta puede no ser cuánto puedes sobrevivir, pero qué tan pronto comenzarás a obtener beneficios de las contribuciones de un líder financiero excepcional. En más de mis 15 años de experiencia como director y consultor de finanza, he aprendido que la mejor forma de juzgar si una compañía debe o no contratar un CFO es evaluando dónde están parados en cuanto a lo que se refiere en “jerarquía de necesidades”, lo cual explicaré a continuación. El siguiente análisis le ayudará a tu negocio a identificar dónde están en esa jerarquía y puede ser una guía para contratar personal que mejor se adapte a sus necesidades actuales y cómo avanzar al siguiente nivel.
La Jerarquía de Necesidades al igual que “La Jerarquía de Necesidades de Maslow”, dice que un negocio tiene una jerarquía de gestión de necesidades. Estas se ven reflejadas en la siguiente tabla.
Mientras más básicas sean las necesidades, más básicas serán las habilidades necesarias para poder satisfacerlas. Cuando las necesidades progresan también lo hacen las habilidades, como así también el conocimiento requerido para satisfacer esas necesidades. Las necesidades básicas son administrativas y pueden satisfacerse con entrenamiento técnico, pero necesidades avanzadas necesitan un componente estratégico las cuales son cubiertas de mejor manera por alguien con una amplia experiencia en negocios.
Las necesidades de los negocios crecen con un ritmo diferente basados en la industria, oportunidad de mercado, ambiciones y recursos. Una necesidad no puede ser satisfecha si una necesidad anterior no ha sido cubierta.
Nivel 1: Negociar
La necesidad más básica de un negocio es la habilidad de poder realizar transacciones. Al hacerlo, me refiero a comprar y vender productos y servicios, y hacer contactos.
Transacciones básicas requieren mantener un registro básico - a lo que llamo chequera de contabilidad. Esto puede hacerse por cualquiera en el negocio y no requiere conocimiento previo en finanzas o contabilidad. Por lo general supone a un negocio que sólo registre transacciones en la chequera y luego utilice el cambio en la apertura y cierre del balance/s para juzgar su éxito y salud financiera.
Las ventajas de la chequera de contabilidad son claras: es barato y requiere un mínimo esfuerzo. Se puede hacer rápidamente y no requiere personal especializado. Los negocios que recién empiezan son entonces quienes puedan inclinarse a este tipo de actividad, lo cual tiene sentido. Sin embargo, aunque sean transacciones básicas, muchos negocios se encuentran en serios problemas porque han conducido transacciones sin graduarse de usar una chequera de contabilidad a usar contabilidad “real”.
Un
negocio que recién está empezando puede darse cuenta que puede
mantenerse a flote operando de esta forma, pero no es sustentable para
ningún negocio que quiera sobrevivir a la larga, mucho menos
desarrollarse.
Nivel 2: Mantener Un Registro
La contabilidad real se centra alrededor de la necesidad de tener un registro correcto de las transacciones realizadas y esto puede llevarse a cabo por un “tenedor de libros” o a medida que la complejidad de las transacciones se incrementa, un contador. Un propietario puede ciertamente satisfacer esta necesidad mientras que el tiempo y las habilidades lo permitan, pero debe tener en cuenta de la oportunidad de costo de hacerlo.
El rol del tenedor de libros es registrar toda actividad proveniente de las fuentes de transacciones, como balances de banco e inventario. Por lo general, un tenedor de libros requiere ser supervisado por un contador externo o el dueño del negocio. Suele lograrse una mejor flexibilidad para el negocio si se usa un servicio subcontratado de contabilidad externo pero requiere de más comunicación y revisión.
Mientras que un tenedor de libros y contador están enfocados en registrar transacciones históricas y actividad con grados variables de exactitud y conformidad, un contador se diferencia de un tenedor de libros en el hecho de que están entrenados para altos standards de desempeño más profesionales.
Este entrenamiento y educación les otorga habilidades para que puedan garantizar que la completud y tiempo de la actividad financiera ha sido registrada apropiadamente. Cuentas preparadas por contadores deberían ser requerimientos de una compañía que un día buscarán financiación externa.
Recientemente trabajé con un cliente que no sólo tenía un muy buen registro de GAAP (Principios Contables Generalmente Aceptados) para un negocio que recién comienza pero también me sorprendió por tener un catálogo bastante completo de todas sus obligaciones contractuales. Si bien no habían muchas, su fundador fue un CFO y sabía que cuando llegase el momento, prestamistas e inversores requerirían divulgación masiva de toda obligación contractual. El registrar sus transacciones contractuales desde el principio, están en una mejor forma para eventualmente reunir capital.
Para negocios que quieran mayor supervisión sin costos significativamente altos, suele tener sentido usar un recurso externo para periódicamente revisar el trabajo del tenedor de libros, especialmente si, a diferencia de mi cliente, el líder no tiene experiencia contable. Esto puede incluirse con trabajo de preparación de impuestos o por un CFO retenido fraccionalmente.
Por fortuna para aquellas firmas conscientes de sus costos la habilidad de poder capturar transacciones ha cambiado significativamente en la última década; el mundo ya no es uno donde los datos se manejen de forma manual. Mucho de esto ha sido reemplazado por aplicaciones de software y otros recursos de IT, y esto tiene implicaciones, por supuesto, en el costo de estructura de un negocio (el punto siendo que el software que reemplaza al trabajo humano para abaratar costos).
Generalmente, negocios que todavía están en este nivel de la Jerarquía de las Necesidades pueden salirse con la suyas en cuanto a no tener un CFO. Al final, el requerimiento principal es sólo una gestión correcta de transacciones llevadas a cabo por el negocio. Como esta tarea es aún bastante básica y puede ser hecha por cualquier trabajador entrenado dentro de la misma empresa, o por un trabajador contratado medio tiempo, seguramente no requerirá los servicios de un CFO más dedicado y experimentado.
La Ilusión Del Fintech
Mientras que datos financieros y operacionales son sustraídos de muchas fuentes a sistemas alojados de contabilidad, el foco ha cambiado de introducir datos de forma manual a asegurar la calidad de estos datos y cómo son capturados.
Sin embargo, cuando no es implementado de forma correcta, estas aplicaciones de software pueden engañar a negocios haciéndoles creer que sólo porque los datos están en el sistema estos son correctos, cuando en realidad no lo son.
En
muchas formas, la adopción del Fintech se ha convertido en la nueva
Chequera de Contabilidad para algunos negocios –los datos contables
siendo la caja de recibos en el sistema pero sin añadir valor.
Como resultado, los sistemas de contabilidad e interfaces operacionales necesitan ser instaladas por alguien con un buen entendimiento de principios contables. Quickbooks, uno de los software contables más populares, dice que: “Mientras que tu negocio –e ingresos– crecen, gestionar tus finanzas puede convertirse en una tarea para la cual no tienes el tiempo o conocimiento.
Específicamente, en cuanto a evadir temas legales se refiere, los contadores suelen valer su tiempo en oro”.
Este es un momento donde tendría sentido para una compañía involucrar a un consultor financiero para asegurarse que las aplicaciones estén apropiadamente integradas y que hay normas organizadas para asegurar que el uso de aplicaciones soporten la función de reporte financiero.
Otra compañía con la cual recientemente he hecho una consultoría necesitaba arreglar la implementación defectuosa de un software que localiza inventario. La compañía había experimentado un crecimiento significante en sus primeros cuatro años pero había fallado estableciendo apropiadamente calendarios de impuestos de ventas e items impositivos. Esto resultó en reportar incorrectamente una suba rápida de impuestos de ventas durante varios años.
Trabajé en el negocio de arreglar esta implementación y archivar los retornos correctos.
Desgraciadamente, durante muchos meses, el costo de las sanciones e intereses excedió los impuestos de ventas reales a vencer. Al arreglar la implementación otras oportunidades para mejorar fueron identificadas y aplicadas, y el cliente puede ahora reportar rentabilidad en tiempo real por línea de producto a través de su sistema contable. También ha usado esto para hacer ajustes a su combinación de productos y ahorrar sumas significativas a la empresa.
Aún así, el proyecto sirvió como gran ejemplo de problemas potenciales relacionados al Fintech. Incluso cuando un sistema financiero basado en el IT esté correctamente conectado, requerirá una revisión regular de los datos y acuerdos contables. Estas actividades requieren no sólo un buen entendimiento de contabilidad sino también habilidad para asimilar datos operacionales en registros financieros.
Nivel 3: Cobertura De Confianza
Con transacciones estando apropiadamente justificadas, un negocio puede empezar a reportar en la actividad de dicho negocio. La clave aquí es que los reportes comiencen a tomar forma de líneas de negocios (ej., los ingresos del departamento de ventas y sus costos), o tareas de negocios específicas (ej., servicio al cliente), al contrario de simplemente reportar sólo las transacciones del negocio (ej., ingresos).
De nuevo, FinTech está hecho para que el reporte completo sea más costeable y robusto que nunca antes visto. Las escuelas de negocios han evolucionado en los últimos años para asegurar a sus graduados con un fuerte entendimiento de Fintech y sus innumerables aplicaciones. Incluso cursos dedicados a eso han estado apareciendo por doquier.
Dicho esto, es importante saber cómo los reportes se utilizarán previos a poner en su lugar un sistema de reportaje. Aunque es siempre un requerimiento tener exactitud, reportar para propósitos internos no necesita ser abordado y revisado de la misma forma que aquellos reportes utilizados para propósitos externos. Dependiendo cómo la actividad haya sido capturada, los reportes pueden ser presentados de numerosas formas pero siempre con la advertencia: “Basura dentro = Basura fuera”.
El propósito principal es comunicar información transaccional en el nivel apropiado para la audiencia en cuestión. Si esto puede ser logrado por el tenedor de libro o contador, su trabajo ya está hecho. Si no, el negocio necesitará de alguien quien pueda convertir apropiadamente la información contable en comunicaciones significativas.
Un
problema muy común que veo con regularidad en los etapas iniciales en
varios negocios es que utilizan sistemas dispares como fuentes para sus
reportes, y como resultado, nunca están seguros si han capturado los
datos apropiadamente en dichos reportes.
No tener una simple fuente de datos lleva a capturar menos del 100 por ciento de lo que se pretendía, o en algunos casos hasta la duplicación de más del 100 por ciento de la actividad que se reporta.
Reportajes exitosos deben ser rigurosos, específicos y completos, especialmente si estos negocios en etapas iniciales están preparándose para ir en alza hacia un financiamiento de Serie A.
Es usualmente en esta etapa que en la Jerarquía de Necesidades un CFO comienza a ser más relevante. Después de todo, tomando los registros de transacciones, cortando y trozándolos para comenzar a satisfacer y guiar el día a día del negocio necesita de un conocimiento y juicio más profundo. Sin embargo, una opción bastante común aquí es buscar ayuda de un CFO externo de medio tiempo. En mi experiencia esta es la razón por la cual me involucro en el negocio, y es también donde encuentro que puedo comenzar a añadir más valor.
Reportes Financieros: ¿Finalidades o Medios?
Cada dueño de negocio que ha tenido una pila de reportes financieros en sus manos dados por su contador te dirá que estos por sí solos son frustrantes y de poco valor. En muchas instancias crean ambigüedad para el dueño y hacen de su trabajo algo más complicado.
Tener reportes por sí solos no son la meta final, ya que deberían ser un medio para poder entender actividad financiera. Por ejemplo, no es suficiente saber que la posición final de dinero en el período actual cambió por una cierta suma si no puedes identificar cuáles actividades condujeron al cambio.
Anteriormente en mi carrera trabajé con un cliente que no entendía que ser un negocio estacional causaba fluctuaciones considerables en la necesidad del capital trabajado mientras que cuentas pendientes de pago y posiciones de inventario crecía durante períodos pico. Su tenedor de libro les proveía con reportes de balance de dinero pero sin ninguna explicación. Trabajé con ellos para identificar métricas como volumen de inventario y días de ventas pendientes que podían monitorear para dar un mejor reflejo de cómo le estaba yendo al negocio y también cómo ayuda a predecir las futuras posiciones del dinero.
Como mencioné con anterioridad, los reportes creados para uso externo sirven un propósito diferente que gestionar reportes creados para uso interno. Si fueran creados para uso interno entonces son los medios por los cuales el negocio aprende sobre sus actividades y descubre oportunidades para actuar.
Es más probable que un negocio se desarrolle en alza cuando los reportes son generados por una persona que es muy habilidosa en analizar e interpretar datos financieros contenidos en reportes. Esta persona puede identificar cuando reportes estándar necesitan más detalles y puede crear análisis ad hoc cuando tiene sentido. Sabiendo cuándo llevar esto al próximo nivel y cómo hacerlo sólo viene con experiencia.
Particularmente, los negocios experimentando cambios rápidamente no pueden darse el lujo de saltarse la interpretación de información contenida en reportes financieros. De hecho, deberían confiar considerablemente en ellos (y en cosas como dashboards o KPIs) para navegar esta etapa con tranquilidad. Pero crear dashboards significativos no es tan fácil como suena, requiere entendimiento de qué factores conducen al negocio y qué señales envían. Algunas KPIs pueden ser puramente financieras donde otras pueden ser una mezcla de datos financieros y operacionales. Un líder experimentado en finanzas sabrá cómo juntar esta información o dirigir a otros para hacer lo mismo.
Nivel 4: Planeamiento Financiero
Con un registro exacto de actividad histórica y análisis de los factores que influenciaron éxitos y fallas, un negocio puede utilizar la información reunida para desarrollar predicciones financieras.
Como dice el dicho: “no puedes saber hacia dónde vas hasta saber dónde has ido”.
El proceso de crear predicciones no es nada parecido a los pasos para registrar actividades contables y requiere un conjunto diferente de herramientas y habilidades.
Compañías
con modelos de negocio que cambian rápidamente se benefician mucho más
de predicciones regulares y, de nuevo, no deberían saltarse este paso.
Mientras más rápido el negocio cambie, más grande será el riesgo
asociado con no planear, e incluso grande será la necesidad para
actualizaciones más frecuentes en el progreso hacia el plan.
Un pronóstico ideal sería el del pronóstico ondulante y debería siempre proyectar 12 meses en cualquier momento; esto es especialmente cierto para negocios estacionales. El pronóstico debería incluir tres declaraciones financieras: beneficios y pérdidas, gastos capitales y flujos de dinero. El liderazgo puede entonces trabajar con el resto del negocio para asegurarse que éste tiene suficientes recursos para llegar a su meta basada en necesidades. El equipo de finanzas busca escalar los recursos del negocio para responder a las necesidades de planificación con no más y menos de lo que es necesario, para que las oportunidades y/o recursos no sean desperdiciados.
Las compañías que están en este nivel de Jerarquía de Necesidades seguramente necesitarán de un CFO. Como se mencionó anteriormente, un CFO a medio tiempo podría ser suficiente, pero habría una colaboración y relación cercana laboral con gestionamiento para poder llegar a pronósticos financieros significativos, y con suerte, precisos.
Nivel 5: Colaboración Estratégica
Negocios que aspiran a crecer y mejorar continuamente también esperarán lo mejor de su equipo de gestión de finanzas. El producto final definitivo del equipo de gestión de finanzas es la colaboración estratégica, donde la función financiera se asocia con otras áreas del negocio y es una parte integral del proceso estratégico financiero. Esto sólo puede ser logrado una vez el negocio entienda dónde ha estado y hacia dónde quiere ir.
La visión estratégica incluye decisiones de precio a largo plazo, análisis de escenarios, expansión internacional, adquisición de decisiones, y muchas otras decisiones de alto nivel. La colaboración estratégica es el resultado de la asimilación de nuevas fronteras en las metas a largo plazo del negocio.
Un líder financiero estacional que puede colaborar con los negocios para crear estrategias financieras viables es indispensable en esta etapa.
Elige Finanzas “Lean”
En el medio ambiente del negocio de hoy en día, organizaciones “lean” están probando que con la disciplina financiera correcta, las compañías pueden lograr resultados significativos con menos recursos de lo que fue una vez posible.
Dicho por Christian Gheorghe , el CEO de Tidemark, “Incluso una financiera profesional de medio nivel puede mover el planeamiento de una organización, su presupuesto, y pronosticar procesos más allá de planillas de Excel para que gestores puedan tener datos y analíticos necesarios para entender esos escenarios donde se preguntan “qué pasaría si”, y poder utilizar analíticos predictivos y pronósticos”.
Al incrementar el interés de la fuerza laboral y recursos financieros, negocios con gran crecimiento son más ágiles y mejores para responder a condiciones de negocio cambiantes. Mientras que el FinTech tiene limitaciones, está convirtiéndose en un gran facilitador. Por ejemplo, le da al negocio la habilidad de acoger el trabajo remoto lo cual permite retener una gran calidad de talento a un precio más bajo de compensación. El software que gestiona contabilidad y finanzas mucho mejor soporta el uso de centros de servicios subcontratados.
La tecnología colaborativa ha hecho fácil para negocios aguantarse a contratar recursos de finanza a tiempo completo y aún así tener acceso a una gran piscina mundial de individuos talentosos. Los negocios pueden ahora entablar CFOs fraccionales y juntas consultoras, y contratar a un CFO a tiempo completo más adelante, para poder al mismo tiempo llegar a sus metas y satisfacer sus necesidades para un liderazgo financiero más sofisticado.
Dicho esto, mientras se acercan ciertas metas, un líder financiero estacional que puede crear una estrategia financiera viable es indispensable. Esto es especialmente cierto cuando un negocio está intentando crecer a grandes pasos a través de una cantidad de rondas financieras externas. Mientras que consejeros, VCs y consultores pueden poner a una compañía a través de etapas de inversión tempranas, esperar demasiado puede resultar en un CFO que no tendrá suficiente tiempo para aprender el negocio antes de que la actividad pre-IPO comience.
Encontrar el CFO correcto el cual quiera unirse a la aventura podría tomar un tiempo. Paul Holland de Foundation Capital dijo que “No es poco común que tome varios meses encontrar y contratar a un CFO de gran calidad. El tiempo estimado ideal para poder contratar a dicho CFO es de entre 12 y 18 meses antes del IPO”.
Otro desafío para las compañías sin un CFO en este ambiente es llevar registro de regulaciones. Por ejemplo, cuando ASC606 se efectúe se requerirá que los negocios con inversores externos reporten sus ingresos de forma diferente a cómo lo hacían tradicionalmente.
En conclusión, pese a que contratar un CFO no tiene que ser una prioridad principal en las etapas iniciales del ciclo de vida de una compañía, si el negocio sigue creciendo tanto como sus ambiciones, un CFO es requerido para efectivamente manejar las necesidades crecientes del negocio.
Cinco Preguntas Para Hacer Cuando Se Construya Una Función Financiera
A continuación dejo unas preguntas claves que un negocio debería considerar la contratación de su personal contable y de finanzas:
- ¿Estarás buscando inversores por fuera? Si es así, es importante que utilices procesos contables apropiados y normas en su lugar cuanto antes.
-
¿Tu negocio está cambiando rápidamente? Una actitud transaccional
enfocada históricamente será limitada en su habilidad de ayudar a
identificar oportunidades y amenazas. Adicionalmente, si el negocio
cambia, puede que también lo haga el proceso contable.
-
¿Cuánta habilidad en gestión de finanzas tienes y cuánto tiempo
puedes utilizar en ello? Incluso si eres competente con contabilidad y
finanzas, cada hora que pases en las finanzas es al menos una hora que
no puedes utilizar haciendo lo que haces mejor.
-
¿Qué cantidad de reservas financieras puedes tener listas en caso
de sorpresas? Con menos visibilidad y planeamiento, las sorpresas
pueden ser más frecuentes y grandes. Necesitarás reservas más grandes de
dinero.
- ¿Qué tan complejas son tus operaciones? Como máquinas y casi todo lo demás, mientras más complejas tus operaciones y finanzas, más experiencia y habilidad tu negocio necesitará tener para adecuadamente gestionar, reportar y planificar.
